Eine GmbH-Geschäftsführerin oder ein GmbH-Geschäftsführer hat drei Sorten Pflichten: gesetzliche (bspw. Sorgfalt, Buchführung, Steuern, Frühwarnung), betriebswirtschaftliche (Buchhaltung, Liquidität, Strategie) und Compliance (bspw. DSGVO, Arbeitsrecht, Geldwäschegesetz).
Gesetzliche Pflichten
Was Gesetze und Verordnungen vorschreiben — vom GmbH-Gesetz bis zum Steuerrecht. Die Liste ist nicht abschließend; sie zeigt typische Pflichten im laufenden Geschäft.
Sorgfaltspflicht (bspw. § 43 GmbHG)
Du musst die Geschäfte mit der Sorgfalt einer ordentlichen Kaufperson führen. Bei Verstößen kann persönliche Haftung gegenüber der GmbH entstehen.
Buchführungspflicht (bspw. § 238 HGB)
Doppelte Buchführung, Inventar, Jahresabschluss. Eine GmbH ist immer bilanzierungspflichtig — auch wenn sie klein ist.
Steuerliche Pflichten (bspw. AO, UStG, KStG, GewStG)
Umsatzsteuer-Voranmeldung, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Lohnsteuer. Pünktlich, vollständig, nachvollziehbar.
Krisenfrüherkennung (bspw. § 1 StaRUG)
Laufende Pflicht, Risiken früh zu erkennen. Bedeutet konkret: ein Frühwarnsystem aufbauen, bevor eine Krise da ist — Liquiditätsblick, einfache Indikatoren, regelmäßige Reviews.
Offenlegungspflicht (bspw. §§ 325 ff. HGB)
Jahresabschluss beim Bundesanzeiger einreichen — innerhalb von zwölf Monaten nach Geschäftsjahresende.
Sozialversicherung
Anmeldung von Beschäftigten, Lohnabrechnungen, monatliche Beitragsmeldungen, A1-Bescheinigungen bei Auslandseinsatz.
Insolvenzantragspflicht (bspw. § 15a InsO)
Greift bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung. Da Krisen-Themen einer eigenen Logik folgen, betrachten wir sie hier nicht im Detail. Bei akuter Zahlungsschwierigkeit ist die richtige Reaktion immer: sofort Fachpersonal einschalten.
Betriebswirtschaftliche Pflichten
Was eine GmbH am Leben hält — Buchhaltung, Liquidität, Strategie. Diese Pflichten sind weniger präzise im Gesetz formuliert, aber ohne sie geht es nicht.
Laufende Buchhaltung
Belege erfassen, kontieren, Konten führen. Selbst gemacht, mit Tool oder Steuerberatung — irgendjemand muss es tun.
Liquiditätsplanung
Ein Blick voraus: reicht das Geschäftskonto in drei Monaten? In sechs? Liquiditätsengpässe sind ein häufiger Insolvenzgrund — und genau deshalb gehört Liquidität in den Alltag, nicht erst in die Krise.
Jahresabschluss
Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang. Bei mittelgroßen GmbHs zusätzlich Lagebericht.
Strategische Planung
Wo soll die GmbH in fünf Jahren stehen? Welche Ziele bis Jahresende? Ohne dokumentierte Strategie verzettelt sich auch das beste Tagesgeschäft.
Controlling
Soll-Ist-Vergleich, Kennzahlen, frühzeitige Warnsignale. Gerade in kleinen GmbHs oft Nebensache — aber teurer Fehler.
Compliance-Pflichten
Was darüber hinaus eingehalten werden muss — Datenschutz, Arbeitsrecht, branchenspezifische Vorgaben. Auch hier gilt: nicht abschließend.
Datenschutz (bspw. DSGVO, BDSG)
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, AV-Verträge mit Dienstleistern, Datenschutzerklärung, ggf. Datenschutzbeauftragte:r.
Arbeitsrecht (bspw. ArbZG, MiLoG, BUrlG)
Arbeitsverträge, Arbeitszeiterfassung, Mindestlohn, Urlaubsanspruch, Kündigungsfristen. Plus Schwellenwerte (etwa Kündigungsschutz ab 10 Beschäftigten).
Geldwäschegesetz (bspw. § 20 GwG, Transparenzregister)
Wirtschaftlich Berechtigte ans Transparenzregister melden. Bei bestimmten Branchen zusätzliche Sorgfaltspflichten.
Arbeitsschutz (bspw. ArbSchG, DGUV-Vorschriften)
Gefährdungsbeurteilung, Erste-Hilfe-Ausstattung, Unterweisung der Beschäftigten — auch bei nur einer:einem Mitarbeitenden.
Branchenspezifika
Je nach Tätigkeit: Berufsgenossenschaft, IHK-Pflichten, Berufshaftpflicht, Sondergenehmigungen, ggf. Aufsichtsbehörden.
Fristen-Übersicht
Die wichtigsten wiederkehrenden und anlassbezogenen Termine — sortiert nach Frequenz.
- →Lohnabrechnungen und Sozialversicherungs-Meldungen (bis 5. des Folgemonats)
- →Umsatzsteuer-Voranmeldung (bei monatlicher Pflicht: bis 10.)
- →Umsatzsteuer-Voranmeldung (bei quartalsweiser Pflicht: bis 10. nach Quartalsende)
- →OKR-Review und Liquiditätsplanung (kein gesetzliches Muss, aber gute Praxis)
- →Jahresabschluss (innerhalb von 12 Monaten nach Geschäftsjahresende erstellen, dann offenlegen)
- →Körperschaftsteuer-Erklärung, Gewerbesteuer-Erklärung, Umsatzsteuer-Erklärung
- →Strategische Jahresplanung
- →Insolvenzantrag (innerhalb von 3 Wochen bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung)
- →Änderung Geschäftsführung, Sitz, Stammkapital → Handelsregister
- →Änderung wirtschaftlich Berechtigter → Transparenzregister
Die unterschätzteste Geschäftsführer:innen-Pflicht
Im GmbHG steht es nicht so direkt. Aber unter der Sorgfaltspflicht aus § 43 GmbHG verbirgt sich eine ganze Menge: Wer das Unternehmen führt, muss es auch steuern können. Ohne klare Strategie, ohne messbare Ziele und ohne regelmäßige Reviews ist das schwer.
In einer Befragung räumten 61% der C-Level-Führungskräfte ein, dass ihre Unternehmen die Brücke zwischen Strategie-Formulierung und Tagesgeschäft nicht zuverlässig schlagen können. 95% der Mitarbeitenden geben an, die Strategie ihres Unternehmens nicht zu verstehen. Das ist kein Mittelstands-Problem allein — auch in kleinen GmbHs liegen die Strategieordner oft im Schrank, während im Tagesgeschäft die nächste Frist alles dominiert.
Wer als Geschäftsführer:in seine Sorgfaltspflicht ernst nimmt, gibt der Strategie einen festen Platz im Werkzeugkasten — neben der Buchhaltung, neben der Steuer, neben dem Arbeitsrecht. Nicht als Kür, sondern als Pflicht.
Pflichten in eine Aufgabenliste übersetzt
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Häufige Fragen zu GmbH-Geschäftsführer:innen-Pflichten
+ Was ist der Unterschied zwischen Pflichten und Aufgaben einer:eines GmbH-Geschäftsführer:in?
Pflichten sind das, was Gesetz, Vertrag oder Unternehmensinteresse vorschreiben — also bspw. Sorgfalt, Buchführung, Steuern. Aufgaben sind das, was du im Alltag tust, um diesen Pflichten nachzukommen — Belege erfassen, Termine einhalten, Verträge prüfen, Beschäftigte führen. Pflicht ist das Was, Aufgabe das Wie.
+ Was ist mit Krisensituationen, Insolvenz oder Sondervorgängen?
Diese Themen folgen einer eigenen Logik (bspw. Insolvenzantragspflicht nach § 15a InsO, Sanierungsverfahren nach StaRUG) und sollten unmittelbar mit Fachpersonal besprochen werden — Insolvenz-Fachanwaltskanzlei, Steuerberatung, ggf. Sanierungsberatung. Diese Übersicht beschäftigt sich bewusst mit Pflichten im laufenden Geschäft, nicht mit Krisenmodi.
+ Hafte ich als Geschäftsführer:in mit meinem Privatvermögen?
Grundsätzlich haftet die GmbH mit ihrem Vermögen — das ist der Punkt der Haftungsbeschränkung. Geschäftsführer:innen können aber in bestimmten Konstellationen auch persönlich haften, etwa gegenüber der GmbH bei Verletzung der Sorgfaltspflicht (bspw. § 43 GmbHG) oder gegenüber Dritten bei Steuerschulden (bspw. § 69 AO) oder nicht abgeführten Sozialversicherungsbeiträgen. Wann genau das greift, ist eine Frage des Einzelfalls und gehört in die Hand einer Fachperson — Steuerberatung oder Fachanwaltskanzlei.
+ Welche Pflichten fallen weg, wenn ich Solo-Geschäftsführer:in ohne Beschäftigte bin?
Lohnsteuer, Sozialversicherungsmeldungen, Arbeitsrecht und Arbeitsschutz für Mitarbeitende fallen weg, solange du niemanden anstellst. Alles andere — Buchführung, Steuern, Datenschutz, Strategie, Krisenfrüherkennung — gilt unverändert. Eine kleine GmbH ist gesetzlich nicht weniger eine GmbH als eine große.
+ Brauche ich für die GmbH eine:n Steuerberater:in?
Pflicht ist das nicht. Faktisch nehmen die meisten kleinen GmbHs eine:n — wegen Bilanz, Steuererklärung und der Sicherheit. Wer Buchhaltung und Bilanz selbst macht, braucht ein passendes Tool, sehr disziplinierte Belegerfassung und idealerweise einen Jahresend-Termin mit einer Fachperson. Das ist kein Beratungstipp für andere, sondern unsere eigene Praxis als kleine UG.
+ Was passiert, wenn ich eine Pflicht versäume?
Je nach Pflicht: Verspätungszuschläge (Steuern, Bundesanzeiger), Bußgelder (Transparenzregister, Datenschutz), persönliche Haftung — oder bei schweren Verstößen strafrechtliche Konsequenzen. Welche Folge in welchem Fall greift, ist eine Frage des Einzelfalls und gehört zu Fragen, die mit Fachpersonal besprochen werden sollten. Frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren ist immer günstiger als zu ignorieren.
+ Wie hilft aktuator dabei?
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Sich zu informieren ist der richtige erste Schritt — und genau dafür ist diese Übersicht gedacht. aktuator legt Wert darauf, dir eine strukturierte Grundlage zu geben, mit der du selbst eine Aufgabenliste aufbauen kannst, die zu deiner Situation passt. Pflichten und Fristen variieren je nach Geschäftsmodell, Branche, Bundesland und gesetzlicher Änderung. Deine eigene Situation ist immer speziell.
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